A megfelelő megfelelő szállásod számára kulcsfontosságú lehet a sikeres működéshez. A rengeteg elérhető lehetőség között könnyű elveszni.
Ebben a blogban segítünk megalapozott döntést hozni a megfelelő kiválasztásában.
Készülj fel, hogy elolvasd az összehasonlítást felhőalapú PMS és helyszíni rendszerek között.
Vágjunk is bele.
1. Mi az a szállodairányítási szoftver?
Hogy egy hullámhosszon legyünk, tisztázzuk először, mit is jelent PMS a fogalom.
PMS szoftver forradalmasította a vendéglátóipart azáltal, hogy felváltotta a régimódi, papíralapú szállásirányítást. Az olyan funkciók, mint egy foglalási rendszerén vagy csatornakezelőn (channel manager) keresztül segítenek elkerülni az emberi hibákat, például a túlfoglalást.
Nem csupán a recepciós feladatokban segít, mint a foglalások kezelése vagy a vendégek be- és kijelentkeztetése. Folyamatosan fejlődik, és segít a szállodásoknak kezelni a szállás minden aspektusát .
A szállodairányítási szoftver automatizálja a legtöbb manuális feladatot is, így a munkatársak arra összpontosíthatnak, hogy kiváló személyre szabott vendégélményt
2. A PMS típusai
A két fő típusa a szállodairányítási szoftvereknek, amelyekkel találkozhatsz:
✅Helyszíni telepítésű szállodairányítási rendszer
Ez a rendszer abban egyedülálló, ahogyan tárolja az adatokat. Egy helyszíni szerver szükséges ahhoz, hogy ez a típusú szoftver működjön.
A karbantartás a szálloda feladata. Belső informatikai támogatás szükséges a rendszer működőképességének fenntartásához.
✅Felhőalapú PMS
Ez a típusú szoftver nem igényel helyszíni szervert, és az internethezkapcsolódik. Szinte bármelyik eszközről elérhető a szálláshelyen, és alacsonyabb karbantartási költségekkel jár.
3. 7 fő különbség, amit érdemes mérlegelni
1. Telepítés
Felhőalapú rendszer telepítése
Ez a típusú kezelőszoftver a internethez segítségével kerül telepítésre, és bármely eszközről elérhető, amint létrehoztak egy fiókot. Az adatokat a szolgáltató tárolja, vagyis a szállodán kívül .
A karbantartás és a biztonság a PMS-szolgáltató.
Fontos tudni, hogy egy stabil internetkapcsolat elengedhetetlen ahhoz, hogy ez a típusú rendszer megfelelően működjön.
Helyszíni rendszer telepítése
Sajnos ennek a típusú rendszernek a telepítése kicsit bonyolultabb.
Először is manuálisan kell telepíteni minden eszközre, amelyen használni fogják. Az adatokat egy szerveren tárolják, amely valahol a helyszínen található. Ne feledkezzünk meg a további biztonsági mentő szerverekről.
Az adatok védelme és tárolása kizárólagos felelősséggé válik a szálloda számára.
2. Technikai Követelmények És Karbantartás
Felhőalapú Megoldás Követelményei
Ez a megoldás minimális odafigyelést igényel. Felejtse el a szervereket és a mentéseket, itt mindent a szolgáltató üzemeltet.
A szállodának mindössze jó internetkapcsolatra van szüksége, és máris használatba veheti a rendszert.
Ezt azonban ne vegyük szó szerint. Így is szükség lesz egy-két asztali számítógépre az irodában. A felhőalapú PMS fő előnye, hogy nem igényli minimalizálja a hardverbe fektetett befektetést.
Helyszíni Megoldás Követelményei
Sok mindenre kell odafigyelni ahhoz, hogy ez a PMS megoldás megfelelően működjön. A szükséges hardverek közé tartozik:
- Egy adat szerver
- Biztonsági mentő szerverek
- A terminál szerver (a különböző helyszínekről történő eléréshez)
- Kompatibilis operációs rendszer minden munkaállomáson
- Dedikált munkaállomások külső rendszerekhez
- Biztonsági mentő merevlemezek
Hűha, ez rengeteg. Amellett, hogy be kell fektetni ennyi hardvereszközbe és mindezt a helyszínen kell tárolni, szükséged lenne belső informatikai szakértelemre.
3. Adatbiztonság
A legújabb 2024-es vizsgálati jelentésszerint a kiberbiztonsági kockázatok minden korábbinál magasabbak. A jelentés szerint a támadások 14%-a az kezdeti hozzáférési lépés sebezhetőségeinek kihasználásából eredt. Emellett a támadások 62%-a zsarolóvírust vagy zsarolást tartalmazott.
Az adatbiztonság rendkívül fontos a vendéglátóiparban, ezért érdemes ezt is figyelembe venni a szállodai szoftver kiválasztásakor.
A felhőalapú PMS biztonsága
Az adataid védelme a szolgáltató felelőssége felhőalapú rendszer használata esetén. Ettől függetlenül a munkatársaidnak továbbra sem szabad rákattintaniuk semmilyen linkre, amit egy nigériai herceg küld nekik egy örökség ígéretével.
Viccet félretéve, az ilyen szoftverekben olyan szigorú biztonsági intézkedéseket alkalmaznak, amelyek miatt az adatszivárgás szinte lehetetlen. Sok felhőalapú rendszer esetében az adatokat több adatközpontban tárolják, így ha az egyik adatközpont meghibásodik, mindig van biztonsági mentés.
Helyszíni (on-premise) PMS biztonsága
Az ilyen típusú rendszerek esetében a biztonság a szálloda felelőssége. Íme néhány lépés, amelyet a szálloda megtehet adatai biztonságának megőrzése érdekében, ha ezt a PMS rendszert használja:
- Telepítés vírusirtó programok
- Biztonságossá tétel privát hálózatok
- Hozzáférés korlátozása a szerverszobákhoz
- Manuális adatmentési folyamatok
- A(z) biztonsági mentő szerverekről és generátorok
Bár első pillantásra biztonságosabbnak tűnhet minden adatot a saját hardvereden tárolni és ennyiben elintézni a kérdést, ez komoly kockázatot rejt. Tűz vagy árvíz esetén ez a hardver károsodhat ami valóságos rémálmot okozhat a szállodádnak.
4. Befektetési költség
Az üzemeltetési költségek mérlegelésekor fontosnak tartjuk figyelembe venni időpont az időt is, nem csak a pénzt. A vezetőség és a recepciós személyzet számára megtakarított idő ugyanolyan fontos lehet mint a kiadások csökkentése.
Felhőalapú rendszerek költségei
A felhőalapú szállodai PMS rendszerek díjazása általában havi előfizetés formájában történik, a szobák száma. Bár ez a kiadás idővel összeadódhat, fontos figyelembe venni más dolgokat is, amelyekre a pénzed nem megy el.
Mivel nincs helyszíni hardver, nincs karbantartási és frissítési költség sem. A helyben üzemeltetett szoftverlicencek általában költségesek lehetnek, és további díjak merülhetnek fel, ha a jövőben további munkaállomásokat szeretnél hozzáadni. További biztonsági költségek is felmerülhetnek, ha biztonságban szeretnéd tartani a szerverszobádat.
Ha figyelembe vesszük az időt is, mint a legértékesebb erőforrást, a felhőalapú PMS nyugalmatbiztosít. Mivel nincs több vég nélküli vezeték és folyamatos karbantartási igény, a szállodai személyzet jobban tud koncentrálni a vendégek. Emellett nem kell technológiai zseninek lenned ahhoz, hogy kitaláld, hogyan használd ezt a szoftvert. Minden technikai részletről a szolgáltató gondoskodik.
Helyben üzemeltetett rendszer költségei
A valóság az, hogy ez a fajta szállodai ingatlankezelő rendszer nem erre lett tervezve közepes vagy kis szállodák számára. Az ilyen rendszer tőkeberuházásnak számít, ezért sok szálloda egyáltalán nem engedheti meg magának .
Az ilyen típusú szállodakezelő rendszer választásakor a legnagyobb költségek közé tartoznak a következők:
- Szoftver licenc
- Éves karbantartás díjak
- Hardver és IT-költségek
Ez a fajta szoftver több munkát és időpont igényelhet a karbantartásra és a rendszer megtanulására fordítva.
6. Integrációs Egyszerűség
Az ingatlan üzemeltetéséhez más szoftverekre is szükség lehet, például POS-rendszerekre vagy könyvelőprogramokra. Ezek integrálása a szállodakezelő rendszerrel elengedhetetlen a zökkenőmentes üzletmenethez.
Felhőalapú Szállodairányítási Rendszer Integrációja
Ez általában a legegyszerűbb megoldás. Bár sok rendszer eleve integrálva érkezik más partneri szoftvermegoldásokkal, az integráció egyébként is elég zökkenőmentes. A nyílt API-knak és a közös webes szabványoknak köszönhetően a felhőalapú szoftverek könnyen integrálhatók külső megoldásokkal.
Helyben Üzemeltetett Szállodairányítási Rendszer Integrációja
Bár a helyben üzemeltetett szállodai PMS-megoldások lehetővé teszik az integrációt más szoftverekkel, ez a folyamat nagyon összetett. Rendszerint szükség van manuális technikai munkára valamint további hardverre.
💡Reflektorfényben
Az integráció témájában most a következőre irányítjuk a reflektorfényt: OTA szinkronizálás felhőalapú szállodairányítási szoftver, amely együttműködik számos külső szoftverrel és lehetővé teszi egyszerű és gyors integrációt új külső megoldásokkal.
6. Rendszer-hozzáférhetőség és mobilitás
Felhőalapú PMS szoftver hozzáférhetősége
Mivel ez a rendszer onlinemódon üzemel, egy biztonságos bejelentkezéssel bármilyen mobileszközről elérhető, bárhonnan. Ehhez mindössze egy jó minőségű WiFi kapcsolatra van szükség. A felhőalapú megoldás egyértelmű győztese a hozzáférhetőségnek, hiszen ezzel egyetlen modern helyszíni PMS sem tud versenyezni.
Helyszíni PMS szoftver hozzáférhetősége
Bár ilyen típusú megoldás esetén is lehetséges a rendszer távoli elérése, ez itt sem olyan egyszerű. Ehhez a luxushoz további technikai beállításokra lenne szükség, és emellett a szerver terhelésétőlis függene. Ebben a kategóriában sajnos egyértelműen alulmarad.
7. Frissítések és fejlesztések
Felhőalapú ingatlankezelő rendszer fejlesztései
Ez a típusú szállodai PMS olyan frissítéseket kínál, amelyek általában ingyenesek és és könnyen telepíthetők. Ez azt jelenti, hogy a szoftver mindig naprakész. Ennek nagy előnye, hogy nincs szükség technikai ismeretekre a szállodások részéről, sem további hardverre.
Helyszíni telepítésű szállodakezelő rendszerek frissítése
A helyszíni telepítésű PMS frissítésének legnagyobb hátránya, hogy meglehetősen költséges lehet. A szoftverfrissítések néha hardverfrissítést.
4. Összegzés
A megfelelő megoldás kiválasztásához, amellyel zökkenőmentesen működtethető a szálloda, számos tényezőt kell figyelembe venni. Ez az összehasonlítás alapján egyértelműen a felhőalapú szállodakezelő rendszer a nyertes.
Az alacsonyabb költségeknek és a nagyobb rugalmasságnak és hozzáférhetőségnekköszönhetően a felhőalapú szálloda PMS egy modern megoldás, amely egyre inkább az iparág alapkövévé válik. Bár mindkettőnek vannak előnyei és hátrányai, a helyszíni és a felhőalapú PMS jelentősen eltér abban, hogy milyen teljesítmény és karbantartás igényeket elégít ki.
Az időmegtakarítás szintén fontos tényező, ahol a felhőalapú rendszerek nyernek, ami elengedhetetlen egy sikeres szállodai vállalkozás működtetéséhez.
5. Hogyan segíthet az OTA Sync
Az OTA Sync egy mindent egyben, felhőalapú szoftvermegoldás szállodák és apartmanok kezelésére. A felhőalapú technológiának köszönhetően a költségek drasztikusan csökkennek, a napi feladatok automatizált, az ingatlan teljes hatékonyságot és bevétele pedig növekszik.
OTA szinkronizálás szoftver kis és közepes méretű szállodák, butikszállodák, hostelek, panziók és apartmanok számára egyaránt megfelelő. A vállalatnak több mint 2000 elégedett felhasználója van 17 országban, szerte a világon.
Négy teljes körű megoldás áll rendelkezésre szállodák és apartmanok kezelésére:
- Szállodakezelő rendszer és mobilalkalmazás
- Foglalási motor
- Csatornakezelő
- Vendégélmény-alkalmazás
Az ingyenes próbaverzióért kattints ide.
Magyar
English
Deutsch
Français
Hrvatski
Srpski
Crnogorski
Italiano
Español
简体中文
Português
Română
Русский
Shqip
Nederlands
Ελληνικά
العربية
Български