Szállodai POS rendszer – Minden, amit tudnod kell

A vendéglátóiparban működő vállalkozásoknak alkalmazkodniuk kell, hogy versenyképesek maradjanak, és megfeleljenek a vendégek elvárásainak. 

Ehhez elengedhetetlen egy hatékony és megbízható szállodai POS rendszer. 

Ha éppen egy ilyen rendszer bevezetésén gondolkodsz, vagy csak szeretnél többet megtudni a funkcióiról és előnyeiről, jó helyen jársz.

Olvass tovább, hogy többet megtudj a szállodai POS rendszerekről és arról, hogyan automatizálhatják a működésedet.

Mi is az a szállodai POS rendszer?

A szállodai POS rendszer (Point of Sale, azaz értékesítési pont rendszer) olyan szoftver, amely egyszerűsíti és kezeli a tranzakciókat szállodákban és más vendéglátó egységekben, például éttermekben, kávézókban, bárokban és ajándékboltokban. 

Lehetővé teszi, hogy kezeli a készleteket, feldolgozza a vendégek rendeléseit, és nyomon követi az értékesítést és a bevételt. 

Emellett kezeli a vendégfoglalásokat, a szobafoglalásokat és a szállodai működés egyéb területeit. 

Ha például a vendég igénybe vett néhány szolgáltatást vagy szolgáltatáscsomagot a szállodádban, a POS rendszer automatikusan hozzáadja minden vásárlást a végszámlához.

Így a vendég kijelentkezéskor egyszerre fizetheti ki az összes igénybe vett szolgáltatást.

Ezenkívül a POS rendszer értékes betekintést nyújt az értékesítési trendekbe és a vendégek preferenciáiba, ezzel is növelve a bevételedet.

A szállodai POS rendszerek 8 legfontosabb előnye

✨ Nagyobb hatékonyság – A vendégek gyorsan és egyszerűen adhatják le rendeléseiket, a személyzet pedig hatékonyabban dolgozhatja fel azokat. 

Az eredmény? Rövidebb várakozási idő és jobb élmény a vendégek számára.

✨ Pontos rendelések –  A szállodai POS rendszerek segítenek kiküszöbölni az emberi hibákat a rendelések rögzítésekor, ami pontosabb rendeléseket és elégedettebb vendégeket eredményez.

✨ Készletgazdálkodás – Segít nyomon követni a készletszinteket, figyelemmel kísérni a raktárkészletet, és automatizálni a rendelési folyamatokat, hogy az étterem vagy a bolt sose fogyjon ki a népszerű termékekből.

✨Jelentések és elemzések – Lehetővé teszik értékesítési, készlet- és munkaerőköltség-jelentések készítését, így megalapozott döntéseket hozhat a személyzet beosztásáról és az árazásról.

✨ Gyorsabb fizetés – A vendégek könnyedén fizethetnek rendeléseikért különféle fizetési módokkal, például hitel- és bankkártyával, mobilfizetéssel és egyebekkel.

✨ Fokozott biztonság – A POS rendszerek segítenek megelőzni a csalást és a lopást a fizetések nyomon követésével és a pénzforgalom folyamatos ellenőrzésével.

✨ Valós idejű szinkronizálás – Az adatokat valós időben szinkronizálja több eszközön, így minden alkalmazott ugyanazokhoz az adatokhoz fér hozzá. 

✨Upsell lehetőségek – Lehetővé teszi olyan további termékek vagy szolgáltatások kiemelését, amelyek felkelthetik a vendégek érdeklődését, ezzel növelve a bevételt és javítva a vendégélményt.

A POS rendszerek fő kategóriái

Bár a POS rendszereket többféleképpen is csoportosíthatjuk, alapvetően két fő kategóriába sorolhatók: hagyományos rendszerek, más néven örökölt vagy helyben üzemeltetett POS rendszerek, és felhőalapú rendszerek.

A hagyományos POS rendszerek az adatokat helyi szerveren tárolják, jelentős befektetést igényelnek, és nem elég rugalmasak ahhoz, hogy új funkciókkal frissüljenek. 

Ezzel szemben a felhőalapú rendszerek felhőtechnológiát használnak az adatok tárolására és feldolgozására, és bárhonnan elérhetők, ahol van internetkapcsolat.

Emellett költséghatékonyabbak is, hiszen nincs szükség drága hardvereszközökbe való befektetésre. 

A POS rendszerek 5 típusa funkció szerint

Funkciójuktól függően, a POS rendszerek az alábbi kategóriákba is sorolhatók:

• Alap POS rendszerek – Kisvállalkozások számára készültek, és olyan funkciókat kínálnak, mint a készletkezelés, az értékesítés nyomon követése és az alapszintű jelentéskészítés.

Például lehetővé teszik a szállodavezetők számára, hogy kezeljék az asztalokat, és nyomon kövessék, mely asztalok foglaltak, és mennyi ideje.

• Vállalati szintű POS rendszerek –  Fejlett jelentéskészítési és elemzési funkciókat kínálnak, és több fizetési módot, valamint pénznemet is támogatnak, többnyelvű felhasználói felülettel együtt.

Ha egy szállodának több étterme, bárja vagy egyéb étkezési-italozási egysége van, ezt a POS típust használhatja arra, hogy kezelje mindet egyetlen platformról, beleértve az étlapkezelést, a rendelésfeldolgozást és egyebeket.

• Integrált POS rendszerek – Lehetővé teszik az integrációt más üzleti szoftverekkel, például könyvelési vagy CRM-alkalmazásokkal, ezáltal átfogóbb betekintést nyújtva az üzleti folyamatokba.

Ha például egy vendég egy adott borfajtát rendel, a szálloda ezt az információt felhasználhatja, hogy a jövőben hasonló borokat ajánljon számára.

• Mobil POS rendszerek – Lehetővé teszik, hogy a tranzakciók mobileszközökön, például táblagépeken és okostelefonokon keresztül történjenek.

Tegyük fel, hogy vendégei a medence mellett szeretnének inni valamit. 

Mobil POS-szal nem kell éttermet vagy bárt keresniük, mivel a személyzet a helyszínen fel tudja venni a rendelést és fizetéseket dolgozhat fel azonnal el is tudja intézni.

• Önkiszolgáló kioszkok – Lehetővé teszik, hogy a vendégek maguk adják le rendeléseiket és fizessenek vásárlásaikért, pénztáros segítsége nélkül.

Emellett bejelentkezésre és kijelentkezésre is használhatók, így a vendégek kihagyhatják a recepciót és önállóan elvégezhetik ezeket a folyamatokat. 

Emellett forgalmas helyeken, például a szállodai halllokban is elhelyezhetők, ahol térképeket, szolgáltatásokkal kapcsolatos információkat vagy eseménynaptárakat jeleníthetnek meg. 

9 nélkülözhetetlen funkció egy szállodai POS rendszerben

Mivel a POS rendszerek sokféle formában és méretben léteznek, érdemes alaposan átgondolni, milyen funkciókra és lehetőségekre van szüksége a szállodájában.

Az alapvető funkciók, például a számlázás mellett vannak további jellemzők amelyekre érdemes odafigyelni.

1. Egyszerű bevezetés és használat 

A POS rendszer használatának lényege bizonyos feladatok és folyamatok automatizálása. Éppen ezért fontos, hogy könnyen bevezethető legyen, hogy a személyzet betanítása ne vegyen igénybe túl sok időt. 

Emellett intuitívnak és felhasználóbarátnak kell lennie, hogy a személyzet és a vendégek egyaránt könnyen kezelhessék.

2. Készletkezelés

Egy jó POS rendszer lehetővé teszi, hogy nyomon kövesse a készletszinteket az étlap tételei és egyéb termékek esetében, így könnyebben újrarendelheti és feltöltheti a készleteket, amikor szükséges.

Így elkerülheti, hogy kifogyjon egy adott termékből.

3. Fizetésfeldolgozás

A POS rendszernek támogatnia kell többféle fizetési mód, köztük bankkártyás, mobilos és ajándékkártyás fizetés.

A fejlettebb POS-rendszerek lehetővé teszik a számlák kezelését és megosztását is. 

Ez a funkció akkor jön jól, ha egy vendégcsoport együtt étkezik, és meg szeretné osztani a számlát, vagy ha ketten laknak egy szobában, de az egyikük hamarabb jelentkezik ki, és csak a saját részét szeretné kifizetni.

? Profi tipp:

OTA Payments egy teljesen integrált fizetési átjáró, amely automatizálás segítségével egyetlen kattintással azonnal feldolgozza a tranzakciókat. 

Kapcsolódik minden fontosabb fizetési átjáróhoz, így Ön elfogadhatja a vendégek online fizetéseit több pénznemben és különböző csatornákon keresztül, beleértve az online, a helyszíni és a mobilfizetést.

4. Biztonsági intézkedések

Mivel egy POS-rendszer rendkívül érzékeny vendégadatokat kezel, mindenképp figyelmet kell fordítania biztonsági intézkedések a csalás, lopás és egyéb kockázatok elkerülése érdekében 

Éppen ezért érdemes ellenőrizni a hitelesítési lehetőségeket, a titkosítást és a rendszeres szoftverfrissítéseket.

? Profi tipp:

Az OTA SYNC egy PCI DSS és PSD2 megfelelőségű és 3D Secure hitelesítéssel véd minden online tranzakció során a kártyás fizetési csalásokkal szemben.

Továbbá, a 256 bites SSL titkosítás biztonságosan továbbítja az összes adatot, a további tokenizációs lehetőségek pedig azt jelentik, hogy az OTA SYNC nem tárolja a nyers adatait.

5. Hűségprogramok

A POS-rendszerét össze kell tudnia kapcsolni hűségprogramokkal, hogy jutalmakkal és kedvezményekkel ösztönözze a visszatérő vendégek hűségét.

Kínálhat például kései bejelentkezést vagy kijelentkezést, ingyenes extra éjszakát, ingyenes szobafejlesztést, ingyenes szobaszervizt és hasonló előnyöket. 

Így ügyfélközpontú megközelítést alakíthat ki, arra ösztönözve vendégeit, hogy többet költsenek, miközben erősíti a hűségüket is.

6. Ügyfélkapcsolat-kezelés (CRM)

A CRM funkció segítségével tárolhatja a vendégadatokat, és e-mailben vagy más üzenetküldő rendszereken keresztül kommunikálhat velük.

Ráadásul az ilyen adatokhoz való hozzáférés javíthatja és személyre szabottabbá teheti a vendégélményt és célzottabbá, ezáltal hatékonyabbá teheti marketingkampányait.

? Profi tipp:

Automatikus üzenetküldési funkciójával az OTA SYNC lehetővé teszi, hogy automatikus foglalás utáni, érkezés előtti, távozás utáni és születésnapi e-maileket küldjön.

Emellett promóciós és kedvezménykódokkal is megköszönheti vendégei hűségét, vagy vonzó ajánlatokkal új vendégeket szerezhet.

7. Mobilra optimalizált POS

A mobil POS-rendszerek megszüntetik a helyhez kötött terminál szükségességét, így személyzete a szálloda bármely pontjáról kiszolgálhatja a vendégeket.

Ezenkívül csökkentheti a költséges hardvereszközök szükségességét is.

? Profi tipp:

Az OTA SYNC egy praktikus mobilalkalmazás kínál, amely támogatja az iOS és Android rendszereket, így személyzete és vendégei útközben is elvégezhetik a feladataikat, kéréseiket és tranzakcióikat.

8. Riportok és elemzések

A POS rendszereknek képesnek kell lenniük részletes jelentések készítésére az értékesítésről, a készletről és egyéb kulcsfontosságú mutatókat témákról, hogy megalapozott döntéseket hozhasson a működéssel és a stratégiával kapcsolatban.

9. Integrációk

Elengedhetetlen, hogy egy szállodai POS rendszer rendelkezzen integrációs lehetőségekkel, mivel ez teszi lehetővé, hogy más rendszerekkel együttműködve bővítse a funkcionalitást és egyszerűsítse a szálloda különböző működési folyamatait.

Így POS rendszerét összekapcsolhatja különféle könyvelési, CRM és egyéb platformokkal. 

Az egyik legfontosabb integráció azonban integrációkat az, amely szállodai ingatlankezelő (PMS) rendszerekkel (PMS) valósul meg, mivel ez teszi lehetővé az ügyféladatok és tranzakciók zökkenőmentes összekapcsolását.

? Profi tipp:

Az OTA SYNC a különféle OTA-kkal, CRM-rendszerekkel, automatizálási szoftverekkel stb. való integráció mellett az alábbiakkal is összekapcsolható:

• Több fizetési rendszer, mint például Stripe, PayPal, FlutterWave stb.
• POS rendszerekkel, például Octopos, eBar, Allegra, Aria stb.

Miben különbözik a PMS és a POS?

A PMS és a POS a vendéglátóipar két különböző típusú szoftvere. 

Bár mindkét rendszer kulcsfontosságú a szálloda működésének irányításában, céljuk és funkciójuk eltérő.

A PMS kezeli a foglalásokat, a recepciós műveleteket, a szobaszervizt és a könyvelést. 

Így ez szolgál a szálloda központi irányítási rendszereként , amellyel kezelheti a vendégadatokat, a szobaárakat, a takarítási ütemterveket és még sok minden mást.

Emellett segít javítani az ügyfélszolgálatot, növelni a működési hatékonyságot, valamint kezelni a könyvelési folyamatokat, például a számlázást és a bevételkezelés.

A POS rendszerezzel szemben a szálloda különböző részlegein zajló tranzakciókat kezeli. 

Jellemzően éttermekben, bárokban, ajándékboltokban és más olyan helyeken használnak POS rendszert, ahol a vendégek vásárolnak. 

Lehetővé teszi, hogy személyzete rendeléseket dolgozzon fel, kezelje a készletet és nyomon kövesse a fizetéseket. 

Emellett segít optimalizálni a szálloda működését, javítani a rendelések pontosságát, és jobb vendégélményt nyújtani.

Bár a PMS és a POS rendszerek eltérő funkciókkal rendelkeznek, összekapcsolhatók egymással, hogy megosszák az adatokat, és teljesebb képet nyújtsanak a szálloda működéséről.

Bónusz: 4 kiemelkedő szállodai POS rendszer

Ajándékként megosztjuk veletek a 4 legjobb szállodai POS rendszert, amelyek eltérő funkciókkal és bevezetési módokkal rendelkeznek:

1. OTA SYNC – Egy mindent egyben felhőalapú PMS amely egy helyen kezeli a napi szállodai működést, a számlázást és a bizonylatolást.

Bár önmagában nem POS rendszer, számos POS rendszerrel, ERP megoldással és jelentéskészítő eszközzel integrálható, hogy átfogó áttekintést átfogó képet adjon a szálloda teljesítményéről.

2. Invu POS – Felhőalapú rendszer vendéglátóipari vállalkozások, például éttermek, kávézók és bárok számára. 

Olyan funkciókat kínál, mint az asztalkezelés, készletkövetés, valós idejű jelentéskészítés, ügyfélkezelés és munkavállaló-kezelés.

3. A Lightspeed – Felhőalapú POS és e-kereskedelmi platform kiskereskedelmi és vendéglátóipari vállalkozások számára. 

Teljes körű üzletirányítási megoldást kínál, beleértve a készletkezelést, CRM-et, könyvelést és elemzéseket.

4. Square POS – Fizetésfeldolgozó és mobil kártyaolvasó rendszer kisvállalkozások számára. 

Számos funkciót kínál az értékesítés, a készlet és az ügyféladatok kezelésének megkönnyítésére.

Összefoglalva

A szállodai POS rendszer nélkülözhetetlen eszköz a vállalkozások számára a vendéglátóiparban, amely lehetővé teszi:

• Egyszerűsítik a működést, 
• A készlet kezelését, és 
• A vendégélmény javítását. 

A szállodai POS rendszer kiválasztásakor mindenképp vegye figyelembe vállalkozása egyedi igényeit, a vendégek szokásait, a biztonságot és a szükséges integrációs lehetőségeket.

Ha pedig még mindig megbízható megoldást keres, javasoljuk OTA SYNC. ?

Hogyan kapcsolható össze egy szállodai POS rendszer az OTA SYNC PMS-sel?

OTA SYNC egy mindenre kiterjedő PMS megoldás, amely leegyszerűsíti a napi működést, valamint az ismétlődő és egyszerű feladatokat.

Amellett, hogy biztosítja a szokásos PMS-funkciókat, mint például Csatornakezelő és Foglalási motor, a mindennapi működés automatizálásához és a hatékonyságod növeléséhez az OTA SYNC lehetővé teszi, hogy különböző POS rendszerekhez kapcsolódj, és:

? Számlákat állíthass ki mindössze 2 kattintással, mivel a rendszer automatikusan lehívja az összes adatot, neked csak a státuszt kell kiválasztanod, és szükség esetén hozzáadhatod a további szolgáltatásokat.

? Végezz fejlett számlaműveleteket és oszd fel vagy vond össze őket tétel, szoba, vendég, összeg stb. szerint

? Elvégezhesd a fiskalizációt , és automatizált kommunikációt folytass az állami adóhatósággal és a digitális pénztárgépekkel.

? Áttekintést kapj a pénztárgépről a nap elején és végén, és lásd a bevételt, a befizetéseket, a kifizetéseket stb.

? Nyomon követhesd az összes kiadásodat a szálláshelyeden, hogy pontosan tudd, mekkora a tényleges nettó bevételed.

? Hozzáférhess a prémium funkciókhoz, mint például a SPA és Wellness kezelési megoldás, amellyel időpontokat foglalhatsz, kezelheted a vendégeket, és beoszthatod az erőforrásokat.

? Könnyedén állíts be különböző adókulcsokat a különböző piacokra szabva.

És még sok minden más.

Kedvet kaptál az OTA SYNC kipróbálásához?

Regisztráljon még ma ingyenesen az OTA SYNC szolgáltatásra és élvezd a megbízható POS és PMS integráció minden előnyét.

További olvasnivaló:

A 7 legjobb ingyenes szállodakezelő rendszer

Mi az a szállodai bevételkezelő rendszer, és hogyan működik?

Mi az a Property Management System a szállodákban – A teljes útmutató