A szállodakezelő rendszer 9 funkciója, hogy a megfelelőt válaszd

Számos szempontot érdemes figyelembe venni, amikor egy szállodakezelő rendszer (PMS) funkcióiról beszélünk. 

Egy jó PMS ugyanolyan fontos, mint egy kiváló csapat, amely a mindennapi működést irányítja. 

Kulcsfontosságú a foglalások, a bejelentkezések és a takarítási feladatok kezelésében, valamint a bevételt termelő tevékenységek és a szobaárak optimalizálásában. 

Minden szállodás álma, hogy egyszerűsítse a munkafolyamatok minden elemét, hatékonyabbá tegye a csapatát, és növelje a bevételét. 

Ha tudod, milyen funkciókra van szükséged, a technológiát a saját előnyödre fordíthatod.

Ebben a cikkben bemutatunk néhány kulcsfontosságú funkciót, hogy megértsd, mit érdemes keresned egy szoftverben, amikor a vállalkozásodhoz megfelelő PMS-t választasz.

Kezdjük is!

Hogyan segítheti egy PMS rendszer a vállalkozásodat?

Egy szállodakezelő rendszer (PMS) olyan szoftver, amely segít megszervezni, beütemezni és kezelni a szálláshelyed napi feladatait. 

A szoftvertől függően kezelheti a foglalásokat, a recepciós és háttérirodai feladatokat, a csatorna- és bevételkezelést, a vendégekkel való kommunikációt, a karbantartást, a takarítást és sok mást.

Bár a PMS szoftvereket hagyományosan szállodák használják, ma már számos más típusú ingatlan is alkalmazza, például:

• Szállodák
• Hostelek
• Apartmanok
• Villák
• Nyaralók és üdülőingatlanok
• Állandó lakhatásra szolgáló és lakóingatlanok
• Diákszállások és hasonlók

A szoftverigényeid attól függően változnak, milyen típusú ingatlant üzemeltetsz. 

Sok PMS rendszer lehetővé teszi, hogy kiválaszd az ingatlanod méretéhez és típusához leginkább illő modulokat és funkciókat.

A kérdés az, hogy: Melyik modulok és funkciók a legmegfelelőbbek számodra?

Nézzük meg közelebbről egy szállodakezelő rendszer legfontosabb jellemzőit és funkcióit.

Egy jó szállodakezelő rendszer 9 funkciója

1. Foglaláskezelés

A foglalások kezelése a szállodai rendszer (PMS) egyik legfontosabb funkciója, hiszen a túlfoglalások elkerülése elengedhetetlen a zökkenőmentes üzletmenethez. 

Egy jó szállodai rendszer (PMS) lehetővé teszi a vendégfoglalások online kezelését. 

Legyen szó online foglalások kezeléséről, a foglalási adatok és különleges kérések nyomon követéséről vagy a szobák elérhetőségének ellenőrzéséről, mindennek egyszerűen kell mennie.

A PMS kiválasztásakor olyat érdemes választani, amely: 

• Lehetővé teszi a feladatok automatizálását és a foglalások kezelését bármilyen eszközről, hiszen a modern szállodavezetők gyakran úton vannak. 
• Átlátható, jól kezelhető felületet biztosít, amelyben könnyen megtekinthetők és kereshetők a foglalások különböző szempontok szerint, hogy egyetlen részlet se maradjon ki. 
• Csoportos foglalások esetén győződjön meg róla, hogy a rendszer képes kezelni a nagyobb csoportokat is, beleértve a szobablokkokat, a foglalási linkek küldését és a számlázási adatok hatékony kezelését.

Profi tipp:

Az OTA Sync az ingatlankezelést, könnyedén kezelheti napi teendőit egyetlen helyről.

Több ingatlant kezelő irányítópultunk segítségével egyszerűen kezelhet több ingatlant is egyetlen központi irányítópultból.

Legyen szó szállodákról, hostelekről, villákról, bérleményekről vagy más típusú ingatlanokról, az irányítópult minden ingatlanát és a kapcsolódó foglalási információkat egy helyen mutatja.

2. Online foglalási motor

Kulcsfontosságú lehet a szálloda növekedése szempontjából olyan PMS-t választani, amelynek foglalási motorja nem számít fel jutalékot. 

Ez egyszerűbbé teszi a foglalási folyamatot, és segít több közvetlen foglalást vonzani és csökkenti az OTA-któl való függést. 

Ez nagyobb kontrollt biztosít a szállodáknak a szobakapacitás és az árazás felett.

Ezen felül megkönnyíti a foglalást, csökkenti az online utazási irodáktól (OTA-któl) való függést, és növeli a bevételt a közvetítői díjak elkerülésével.

Ha a PMS beépített foglalási motort is tartalmaz, az integrációs aggályok minimálisra csökkennek. 

Győződjön meg róla, hogy a foglalási motor zökkenőmentesen illeszkedik a weboldalához és a közösségi médiafelületeihez, előnyben részesítve a gyors betöltést és a felhasználóbarát élményt, különösen mobil eszközökön.

Profi tipp:

Az OTA Sync foglalási rendszerén, lehetővé teheti vendégei számára, hogy valós időben lássák az elérhetőséget, az árakat és a különleges ajánlatokat, ezáltal növelve a közvetlen foglalások számát a weboldalán.

Csak kösse össze a weboldalával, állítsa be az ajánlatot és a megjelenítendő információkat, és már indulhat is.

3. Csatornamenedzsment

Egy kiváló PMS funkció, amely segíthet fejleszteni vállalkozását, lehetővé teszi, hogy szobakapacitását megossza az online értékesítési csatornák között, és az információkat valós időben szinkronizálja a PMS-szel. 

Egy csatornamenedzser segít növelni az online láthatóságát és és több foglalást hozni és a profitot. 

Akár a szabad kapacitást kell frissítened, akár az árakat módosítanád, mindent elintézhetsz a PMS-ben, és a rendszer automatikusan frissíti azt minden foglalási csatornán. 

Az igazi előny, hogy az új online foglalások közvetlenül a PMS-be érkeznek, így mindig kézben tartod a kihasználtságot, és szükség esetén azonnal tudsz reagálni. 

Olyan csatornamenedzsert érdemes választanod, amely erős, kétirányú kapcsolattal rendelkezik a nagyobb online utazási irodákkal (OTA-kkal), mint például Airbnb, Booking, az Expedia, a GDS-szolgáltatók és mások.

Profi tipp:

A OTA szinkronizálás csatornakezelőn (channel manager) keresztül így az összes hirdetésedet egyetlen helyről kezelheted könnyedén.

Csak csatlakoztasd és szinkronizáld az OTA-csatornáidat, és már indulhatsz is.

4. Fizetéskezelés

Ha a fontolóra vett PMS nem rendelkezik olyan fizetésfeldolgozóval vagy fizetési átjáróval, amely elfogadja a különböző bankkártyákat, vagy nem integrálható egy értékesítési (POS) rendszerrel, a fizetéseket kézzel kell kezelned. 

Ez olyan feladatokat foglal magában, mint a jelentéskészítés, az egyeztetés és a visszaterhelések kezelése, amelyek kézi elvégzés esetén növelik a hibalehetőségeket és a rád háruló teendők mennyiségét.

Ha van egy integrált fizetésfeldolgozód a PMS-eddel összekapcsolva, az egyszerűsíti a vendégfizetéseket és a könyvelést, miközben pontosabb jelentéseket biztosít. 

Segít megszabadulni a felesleges teendőktől, hogy arra koncentrálhass, amiben a legjobb vagy: a vállalkozásod működtetésére és a vendégélmény javítására.

Profi tipp:

Az OTA Payments, egy teljesen integrált fizetési átjáró segítségével a fizetéseket automatikusan, egyetlen kattintással azonnal feldolgozhatod.

Amikor jövőbeli vendégeid lefoglalnak egy szobát, könnyen és megbízhatóan kifizethetik a szállásköltséget és az egyéb díjakat, például az adókat és a kiegészítő szolgáltatásokat.

5. Takarítás- és karbantartás-menedzsment

Ha egy szállodakezelő rendszer takarítási funkciót is tartalmaz, sokkal egyszerűbbé válnak az olyan feladatok, mint a szobatakarítás megfelelő személyzethez rendelése vagy a szobastátuszok frissítése. 

Ennek a funkciónak része a takarítási jelentés is. 

Ez biztosítja, hogy a szobákban mindig legyen elegendő tisztálkodási szer, szappan, sampon és tiszta törölköző. 

Ez a funkció lehetővé teszi a takarító személyzet számára, hogy hatékonyan kezelje a szobák állapotát, és gondoskodjon a szükséges fürdőszobai kellékekről.

Az OTA Sync PMS segítségével konkrét szobák takarítására rendelhetsz munkatársakat. 

Csak hozz létre egy karbantartási jelentést arról, hogy mit kell kicserélni vagy kitakarítani, majd egyszerűen kinyomtathatod, és átadhatod a takarítóknak. 

Miután végeztek a feladataikkal, frissítheted a szobák állapotát, ami leegyszerűsíti a vendégek bejelentkezését.

6. Vendégkezelés

A vendéglátóiparban a személyre szabott szolgáltatás kulcsszerepet játszik az ügyfélhűség kialakításában. 

A vendégprofilok és az elköteleződést erősítő eszközök segítenek abban, hogy testre szabd a szolgáltatásaidat hogy megfeleljen minden vendég igényeinek és elvárásainak, biztosítva, hogy mindenki értékesnek és tiszteletben tartottnak érezze magát. Ez a személyre szabott megközelítés javítja a vendégélményt, növelve az ismételt foglalások és a pozitív visszajelzések esélyét.

Válasszon olyan megoldást amely üzenetküldési funkciót kínál és upsell lehetőségeket hogy egyszerűsítse ezt a folyamatot, kiváló ügyfélszolgálatot nyújtson, és növelje bevételét a fejlesztésekkel és kiegészítő szolgáltatásokkal.

A személyre szabott szolgáltatással hűséget és összetartozás érzését alakíthatja ki vendégei körében, ami fokozott vendéghűséghez és pozitív szájhagyomány útján terjedő ajánlásokhoz vezet.

Profi tipp: Az OTA Sync segítségével személyre szabott szolgáltatásokat nyújthat vendégeinek, optimalizálhatja az árazást, és upsell ajánlatokkal vonzhatja őket, miközben növeli szállodája bevételét.

Hogy még egyszerűbb legyen a folyamat, közvetlenül az alkalmazásból is küldhet nekik visszaigazoló e-mailt vagy számlát.

7. Bevételkezelés

A bevételkezelés az egyik legfontosabb funkció, hiszen egy szálloda vagy bármely vállalkozás nem virágozhat bevétel nélkül. 

Egy jó PMS-nek egyszerűsítenie kell a bevételkezelést azáltal, hogy segít közvetlen foglalásokat szerezni és a költségek csökkentésével növeli a profitot. 

Keressen olyan riportfunkciókat, amelyekkel láthatja és elemezheti, hogy stratégiája hatékony-e.

Az eredmények megtekintésével és elemzésével könnyedén finomíthatja bevételi stratégiáját, ahogy szükséges. 

Ez magában foglalja a csoportos árak, csomagajánlatok és egyedi árak kezelését is.

8. Riportok és elemzések

A riportok egy szállodakezelő rendszer alapvető elemei. 

Értékes adatokat szolgáltatnak ahhoz, hogy javítsa ingatlana teljesítményét, és segítenek okos döntéseket hozni.

A PMS-e tárolja a foglalási adatokat, árakat, és az kihasználtsági adatokat, így könnyen készíthet riportokat.

Ezek a riportok a szállodai működés különböző területeit fedik le, a bevételtől és kihasználtságtól kezdve a vendégelégedettségig és a működési hatékonyságig, teljes képet adva a teljesítményéről.

Válasszon olyan eszközt, amely egyszerűvé teszi az adatkezelést és a riportkészítést egyszerű és lehetővé teszi a riportok testreszabását és valós idejű adatokhoz enged hozzáférést. 

Egy felhőalapú PMS segítségével könnyedén hozzáférhet ezekhez az adatokhoz, reagálhat a keresleti változásokra, módosíthatja stratégiáit, és optimalizálhatja működését a bevétel és a hatékonyság növelése érdekében.

Győződjön meg róla, hogy a rendszer lehetővé teszi célértékek beállítását, hogy nyomon követhesse üzleti céljai felé tett előrehaladást.

Profi tipp:

Képzelje el, hogy ingatlanait olyan OTA csatornákon keresztül hirdeti, mint az Airbnb, a Booking és mások.

Az OTA Sync statisztikáival könnyedén nyomon követheti teljesítményét valós időben, riportokat készíthet, és megértheti, mely csatorna hozza a legtöbb foglalást és bevételt.

Emellett hónapról hónapra elemezheted a teljesítményt, és felfedezheted, mely országokból érkezik a legtöbb vendéged.

Ezen információk birtokában finomíthatod a stratégiádat, és célzott hirdetéseket futtathatsz az adott országokban, hogy maximalizáld a foglalásaid számát.

9. Integrációs lehetőségek

A hatékony munkafolyamatokhoz elengedhetetlen, hogy zökkenőmentesen kommunikálj más szállodai rendszerekkel és külső alkalmazásokkal. 

Egy modern PMS lehetővé teszi, hogy csatlakozz különféle rendszerekhez, például POS (értékesítési pont), CRM (ügyfélkapcsolat-kezelő) és csatornamenedzsment platformokhoz.

Győződj meg róla, hogy PMS-ed számos funkcióval és felhasználóbarát felülettel rendelkezik, mivel ez jelentősen javíthatja a napi működés hatékonyságát és a vendégelégedettséget a modern szállodákban.

Profi tipp:

Lehetőséged van integrálni az OTA Sync rendszerét különféle platformokkal egyszerűen, és közvetlenül az alkalmazásból kezelheted a vendégeid adatait és funkcióit.

Csak válaszd az általunk biztosított natív widgetek testreszabását, vagy használd API-nkat saját megoldásod kifejlesztéséhez.

Válaszd ki a legjobb szállodakezelő rendszert

A megfelelő legjobb szállodakezelő rendszer kiválasztása az igényeidnek megfelelően kulcsfontosságú lépés a szállodai üzleted sikeres működtetésében.

Nem minden szállodakezelő szoftver egyforma. 

Ha még mindig bizonytalan vagy, melyik PMS-t válaszd, olvasd el ezt a cikket a 7 legjobb szállodai POS rendszerről hogy megtaláld a vállalkozásodhoz tökéletesen illő megoldást. 

A modern rendszerek egyetlen szoftverbe integrálják a számos funkciót, hogy a vendégek és a szálloda kezelése egyszerűbb és zökkenőmentesebb legyen.

Pontosan ezért jött létre az OTA Sync, hogy a szállodatulajdonosok és bérbeadó-kezelők egy helyen találjanak meg mindent, amire ingatlanjuk üzemeltetéséhez szükségük van.

Ezeken a funkciókon túl az OTA Sync az alábbiakban is segít:

• Végezz fejlett számlaműveleteket, és bontsd vagy vond össze a számlákat tétel, szoba, vendég, összeg stb. szerint.
• Könnyedén állíts be különböző adókulcsokat az egyes piacokhoz igazítva, hogy elkerüld a jogi vitákat.
• Végezd el a fiskalizációt, és automatizáld a kommunikációt a digitális fiskális pénztárgépekkel és az állami adóhatósággal.
• Ellenőrizd a pénztárgépet minden nap elején és végén, hogy lásd a bevételeket, befizetéseket, kifizetéseket és egyebeket.

Készen állsz kipróbálni az ingyenes próbafiókunkat, mielőtt döntenél?

Iratkozzon fel egy 14 napos ingyenes próbaverzióra és fedezd fel, hogyan segíthet az OTA Sync már ma automatizálni a szállodai és üdülőbérleti vállalkozásodat!